AI Policy per l'Utilizzo dell'Intelligenza Artificiale

1. Scopo

La presente Policy definisce i principi che regolano l'utilizzo professionale dei sistemi di Intelligenza Artificiale (AI) da parte di Steg Procurement.

La Policy stabilisce le modalità con cui i sistemi AI possono essere utilizzati a supporto delle attività di consulenza, analisi, ricerca, documentazione, organizzazione e gestione operativa, garantendo adeguati livelli di riservatezza, responsabilità professionale, trasparenza e supervisione umana.

La presente Policy è stata sviluppata per supportare la conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 (Artificial Intelligence Act) e riflette i principi di governance basata sul rischio, supervisione umana, trasparenza, responsabilità e utilizzo responsabile dei sistemi di Intelligenza Artificiale.

2. Ambito di Applicazione

La presente Policy si applica a tutti i sistemi di Intelligenza Artificiale utilizzati da Steg Procurement nell’ambito delle proprie attività professionali.

Sono inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• • sistemi General Purpose AI (GPAI);
• • Large Language Models (LLM);
• • sistemi di AI generativa;
• • strumenti di produttività assistiti da AI;
• • strumenti di analisi dati basati su AI;
• • futuri sistemi AI integrati nei processi e nei flussi operativi di Steg Procurement.

La Policy si applica a tutte le attività svolte sotto il marchio Steg Procurement indipendentemente dal fornitore, dalla piattaforma o dalla tecnologia utilizzata.

3. Riferimenti Normativi

Steg Procurement riconosce il Regolamento (UE) 2024/1689 (Artificial Intelligence Act) quale principale quadro normativo europeo di riferimento in materia di Intelligenza Artificiale.

Steg Procurement adotta un approccio proporzionato e basato sul rischio, coerente con gli obiettivi dell'AI Act, che comprende:

• • supervisione umana;
• • trasparenza;
• • responsabilità;
• • corretta gestione dei dati;
• • affidabilità e accuratezza degli output;
• • responsabilità professionale nelle decisioni e nelle attività svolte.

Steg Procurement considera i sistemi AI strumenti di supporto e non soggetti decisionali autonomi.

La presente Policy deve essere interpretata congiuntamente alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, inclusi il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e le eventuali disposizioni nazionali applicabili.

4. Utilizzi Consentiti dell’Intelligenza Artificiale

Steg Procurement può utilizzare sistemi di Intelligenza Artificiale come strumenti professionali di supporto per attività operative, analitiche, documentali, organizzative e decisionali non autonome, incluse, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• • analisi e interpretazione di dati;
• • attività relative al procurement e al sourcing;
• • supporto alla redazione di documenti e contratti;
• • produzione di contenuti e reportistica;
• • sviluppo di strumenti, modelli e automazioni;
• • ricerca, pianificazione e valutazione di scenari;
• • gestione della conoscenza e organizzazione delle informazioni;
• • attività amministrative e di supporto al business.

Gli output generati dall'AI possono supportare le attività professionali ma non sostituiscono il giudizio professionale umano.

Tutti i deliverable destinati all'esterno sono soggetti a revisione e validazione umana prima del loro utilizzo o della loro distribuzione.

5. Gestione dei Dati e Riservatezza

Steg Procurement applica il principio di minimizzazione dei dati nell'utilizzo dei sistemi di Intelligenza Artificiale.

Quando ragionevolmente possibile, le informazioni fornite ai sistemi AI devono essere limitate ai dati strettamente necessari per l'esecuzione dell'attività richiesta.

In funzione delle esigenze progettuali, Steg Procurement può utilizzare:

• • dati anonimizzati;
• • dati pseudonimizzati;
• • identificativi codificati;
• • informazioni aziendali fornite dal cliente nell'ambito delle attività di consulenza.

Qualora l'esecuzione del progetto richieda l'utilizzo di informazioni aziendali identificabili, tali informazioni possono essere trattate nel rispetto degli obblighi contrattuali, delle normative applicabili e delle istruzioni eventualmente fornite dal cliente.

Steg Procurement non utilizza intenzionalmente sistemi AI per trattare informazioni il cui trattamento sia vietato dalla legge o dagli obblighi contrattuali applicabili.

6. Supervisione Umana

La supervisione umana costituisce un principio fondamentale dell'utilizzo dell'Intelligenza Artificiale da parte di Steg Procurement.

I sistemi di intelligenza artificiale possono essere d'aiuto nella generazione di analisi, raccomandazioni, riepiloghi, bozze o scenari alternativi.

Tuttavia:

• • i sistemi AI non assumono decisioni finali;
• • i sistemi AI non approvano impegni contrattuali;
• • i sistemi AI non approvano impegni commerciali;
• • i sistemi AI non rappresentano autonomamente Steg Procurement.

La responsabilità finale di tutte le decisioni professionali resta in capo a Stefano Gottardis nell'ambito delle attività svolte tramite Steg Procurement.

7. Validazione degli Output

Gli output generati dai sistemi AI possono contenere errori, omissioni, informazioni non aggiornate o raccomandazioni inappropriate.

Per tale motivo:

• • gli output AI devono essere revisionati prima del loro utilizzo professionale;
• • le conclusioni rilevanti devono essere valutate mediante giudizio professionale;
• • ove opportuno, le informazioni significative devono essere verificate;
• • i deliverable destinati ai clienti devono essere sottoposti a validazione umana.

Il livello di validazione applicato può variare in funzione della natura, complessità e potenziale impatto dell’output generato.

Steg Procurement mantiene la responsabilità finale per il contenuto di tutti i deliverable forniti ai clienti.

8. Responsabilità

Steg Procurement è responsabile della definizione e del mantenimento di adeguate misure di governance relative all'utilizzo professionale dell'Intelligenza Artificiale.

Le responsabilità comprendono:

• • selezionare strumenti AI appropriati rispetto all'utilizzo previsto, tenendo conto di funzionalità, affidabilità, sicurezza, controlli privacy e requisiti normativi applicabili;
• • definire le pratiche di utilizzo accettabili;
• • proteggere le informazioni riservate;
• • revisionare gli output generati dall'AI;
• • garantire la supervisione umana;
• • monitorare gli sviluppi normativi rilevanti.

I fornitori dei sistemi AI restano responsabili dello sviluppo, funzionamento e mantenimento dei rispettivi sistemi in conformità alle normative applicabili.

9. Principi di Trasparenza nell’Uso dell’AI

Steg Procurement si impegna a mantenere un approccio trasparente relativamente all'utilizzo dell’Intelligenza Artificiale.

I sistemi AI possono essere utilizzati come strumenti di supporto nell'erogazione dei servizi professionali, nelle attività operative interne e nelle attività aziendali.

Steg Procurement potrebbe utilizzare processi assistiti dall'intelligenza artificiale nell'ambito dell'erogazione dei propri servizi professionali. Ove appropriato e proporzionato alla natura dell'interazione, Steg Procurement può informare clienti, partner o altri soggetti interessati circa l'utilizzo di processi assistiti da AI.

Specifiche esigenze progettuali o richieste particolari possono essere valutate caso per caso.

L'utilizzo dell'AI non modifica le responsabilità professionali di Steg Procurement, gli obblighi contrattuali o la responsabilità per il lavoro consegnato.

10. Revisione e Aggiornamenti

La presente Policy è soggetta a revisione periodica al fine di garantirne il continuo allineamento con:

• • la normativa applicabile;
• • le indicazioni delle autorità competenti;
• • l'evoluzione delle attività aziendali;
• • lo sviluppo tecnologico;
• • le migliori pratiche di governance dell'Intelligenza Artificiale.

Steg Procurement si riserva il diritto di modificare la presente Policy qualora necessario per mantenerne efficacia, accuratezza o conformità.

11. Controllo del Documento